Num sistema de comunicação encontramos presentes os seguintes componentes: emissor ou fonte, mensagem, canal, receptor, feed-back ou reacção. Iremos seguidamente debruçarmo-nos sobre cada um deles e analisar a sua inter relação.
Emissor ou fonte
É o indivíduo, ou grupo de pessoas, ou organização com ideias, intenções, necessidades, informações, enfim, com uma razão para se empenhar na comunicação.
Mensagem
Na comunicação humana a mensagem existe em forma física: há a tradução de ideias, intenções e objectivos num código. O emissor utiliza uma combinação de signos e símbolos para expressar a sua intenção comunicativa.
Canal
É o condutor da mensagem, o meio que permite a circulação da informação enviada pelo emissor.
Receptor
É o alvo da comunicação. É o indivíduo ou audiência que recebe e descodifica a mensagem. Constitui o elo mais importante do processo, pois se a mensagem não atingir o receptor, de nada serviu enviá-la.
Fidelidade da Comunicação
Tanto no emissor como no receptor existem alguns factores capazes de aumentar ou prejudicar a fidelidade da comunicação: Habilidades comunicativas Para traduzir as suas intenções comunicativas o emissor tem que utilizar capacidades codificadoras que Ihe permitam, por exemplo, dispor as palavras de forma a expressar ideias com clareza, usar correctamente as regras gramaticais, pronunciar claramente, conseguir utilizar os vários canais à sua disposição, organizar o pensamento e as ideias claramente, etc., etc.
Atitudes
A predisposição ou tendência do indivíduo para se aproximar ou associar a um objecto ou para se afastar, dissociar do objecto, reflecte-se de igual modo, na comunicação. A atitude que se tem para consigo próprio pode afectar a forma da comunicação e a sua qualidade.
Se o formador não se sente à vontade na matéria, ou pensa que não vai conseguir impressionar favoravelmente o grupo de formandos mais velhos do que ele, ao dirigir-se ao grupo poderá fazê-lo de modo confuso, "atrapalhando-se" na linha de raciocínio. Esta forma de comunicar certamente causará uma impressão negativa junto dos receptores. A retenção da nova informação por parte do Formando que confia nas suas capacidades, ou que acredita ter experiências interessantes para partilhar, é, muito possivelmente, facilitada pela sua atitude. A atitude perante o tema da comunicação é outro condicionamento a ter em conta. A simpatia ou aversão aos conteúdos pode afectar tanto a sua expressão, por parte do emissor, como a sua captação e assimilação, por parte do receptor. Se o tema se enquadrar no campo dos interesses e motivações de ambos, a qualidade de comunicação será mais conseguida.
Regra geral, quando os temas são do agrado do grupo de participantes, a motivação e a receptividade são beneficiadas à partida. Do mesmo modo, o entusiasmo do formador ao falar de algo que Ihe agrada tem um efeito contagiante junto dos formandos. A atitude do emissor ou do receptor, para com o outro interlocutor, sendo positiva ou negativa, afecta, também, a transmissão da mensagem ou a forma como o receptor a irá receber.
Todos nós tendemos a avaliar a fonte de informação. Se um formador ao apresentar-se no curso, diz ter uma formação académica em matemática, e que vai conduzir as sessões do modulo motivação humana, imediatamente a atitude avaliativa dos formandos penderá para o pólo negativo no que respeita à preparação teórica do formador. Este aspecto da influência das atitudes será desenvolvido mais tarde, nas distorções comunicativas.
Nível de conhecimentos
É difícil comunicar o que não se conhece. Por outro lado, se o emissor for ultra-especializado e empregar fórmulas comunicativas demasiado técnicas pode acontecer que o nível de conhecimentos do receptor Ihe bloqueie o sucesso da intenção comunicativa. O conhecimento que o emissor possui sobre o próprio processo de comunicação influencia o seu comportamento comunicativo. Conhecendo as características do receptor, os meios pelos quais poderá produzir ou tratar as mensagens, os canais a utilizar, as suas próprias atitudes, etc., o emissor determina em parte, o curso da comunicação, podendo contribuir para uma maior fidelidade.
Sistemas socio-culturais
Para além dos factores pessoais, o meio social e cultural em que o emissor e o receptor se movem constitui um poderoso determinante do processo comunicativo. O papel social de cada um, o estatuto e prestígio respectivos, as crenças e valores culturais por eles interiorizados, os comportamentos aceitáveis ou não aceitáveis na sua cultura, tudo determina o tipo de comportamento comunicativo adoptado. O sistema social e cultural dirige, em parte, a escolha dos objectivos que se tem a comunicar, a escolha das palavras, os canais que se usam para expressar as palavras. O emissor percepciona a posição social do receptor e molda o seu comportamento de acordo com ela. O formador comunica muito diferentemente com um grupo de gestores de vendas ou quadros superiores de uma empresa, com um grupo de jovens em formação pedagógica, com os seus amigos, com a sua esposa, etc.
Mensagem
Existem três aspectos básicos a considerar na transmissão de informação: o código, o conteúdo e o tratamento e apresentação da mensagem.
Código
O código é um grupo de símbolos ou sinais capaz de ser estruturado de modo a ter significado para alguém. A língua possui um conjunto de elementos - o vocabulário - e um conjunto de métodos que permitem combinar esses elementos de forma significativa - a sintaxe. Quando codificamos uma mensagem (função do Emissor) cabe-nos decidir quais os elementos a utilizar e como é possível combiná-los (antecipando o seu impacto no Receptor).
Conteúdo
Equivale ao material da mensagem escolhido pelo Emissor para exprimir o seu objectivo de comunicação. Por exemplo, num livro, o conteúdo da mensagem abrange as afirmações do autor, as informações que apresenta, as conclusões que tira, os pontos de vista que propõe.
Tratamento e apresentação
As decisões do Emissor quanto à forma, apresentação e conteúdo das mensagens cabem neste ponto. Para temas semelhantes, é possível usar de alguma flexibilidade e transformar os conteúdos, estilo de linguagem, canais e meios de comunicação, de acordo com as características da população a que se destinam. Não perdendo de vista as necessidades reais dos participantes, o Formador poderá enfatizar este ou aquele aspecto, tentando relacioná-lo com a experiência profissional, interesses e motivações dos seus formandos.
A formalidade de postura e da linguagem utilizada deve variar consoante o padrão socio-cultural médio do grupo. Para grupos cuja escolaridade é baixa, os termos técnicos e teóricos deverão ser cuidadosamente empregues; em grupos de profissionais aos quais é exigida uma apresentação formal e um relacionamento mais rígido na sua área de actividade, é prudente não descurar esta característica no modo como nos dirigimos aos formandos.
A apresentação da mensagem deverá ser "brilhante"! Como?
•Criativa!
•Sintética!
•Objectiva!
•Multi-variada: utilização de transparências, visionamento de vídeos, gravações audio, revistas, escrita no quadro, recortes de jornais, magazines.
•Atraente: cuidada ao nível da composição gráfica, da variedade e conjunção de cores, do tempo de duração dos vídeos e do próprio tratamento dos conteúdos, conter entusiasmo, a comunicação oral deve ser estruturada e bem sequenciada, etc...
Ao estruturar a mensagem que pretende transmitir aos Formandos, o Formador fornece um contexto geral, de introdução ao tema e que Ihe confere um sentido, o situa num todo mais vasto. Após o desenvolvimento e análise dos principais aspectos, o tema obriga a uma conclusão.
concluir é:
•fazer uma síntese global;
•acentuar os pontos essenciais;
•evitar incluir novos assuntos;
•avaliar os resultados alcançados, ao nível dos formandos e a nível do formador;
•enfatizar os aspectos positivos, não esquecendo os objectivos menos conseguidos;
•relacionar o que foi dito e feito com trabalho futuro.
A importância da síntese final, enfatizando as principais conclusões e pontos desenvolvidos, é tanto maior se pensarmos na estrutura da Memória Humana. A receptividade e a retenção são maiores para as informações transmitidas em primeiro e último lugar. Os políticos estão bem cientes deste facto, deixando para o meio do seu discurso aquilo que menos importa que os seus eleitores fixem... A repetição dos pontos essenciais e a síntese final ficarão muito mais sólidos na memória dos Formandos do que o desenvolvimento ao longo da sessão.
O feedback
O feedback é a reacção do receptor ao comportamento do emissor. Fornece informação ao emissor sobre o impacto da sua acção sobre o receptor, sobre o sucesso na realização do seu objectivo comunicativo. Ao responder, o receptor exerce controle sobre as futuras mensagens que o emissor venha a codificar, promovendo a continuidade da comunicação. O feedback é, assim, um poderoso instrumento de influência ao nível de quem envia informação.
Se o feedback for compensador, o emissor mantém o seu comportamento; se não for, este modifica-o, a fim de aumentar as suas probabilidades de êxito. Se na comunicação frente-a-frente o feedback é máximo, no caso de canais como a televisão, o rádio, os jornais e revistas essa possibilidade é mínima. Neste caso, é o comportamento de compra dos consumidores que tem valor como feedback. O conhecimento e o uso do feedback aumentam a eficácia da comunicação interpessoal. As pessoas que são consideradas "boas comunicadoras" normalmente estão atentas aos sinais comunicativos do interlocutor, são boas observadoras de reacções.
“O comportamento dos formandos, a sua postura, expressões, humor, brincadeiras ou sarcasmos, questões, dúvidas, afirmações e opiniões, enfim, toda a riqueza da situação face-a-face em termos de feedback, é extremamente útil para o formador regular e corrigir a sua forma de comunicar com o grupo”.
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